Nejčastější otázky z oblasti projektového řízení

Náš kolega Steven, který má v Axians na starosti vedení projektového oddělení, se vám pokusí na tyto otázky co nejlépe odpovědět v následujícím článku.

Co je PMaaS a jak by pro nás mohl být prospěšný? 

Projektový management jako služba (Project Management as a Service – PMaaS) je kompaktní, řízená služba pro organizace, které se rozhodly neudržovat vlastní tým projektových manažerů a s tím spojené náklady na školení a podpornou infrastrukturu potřebnou pro jejich efektivní práci. PMaaS zároveň poskytuje společnostem profesionály v oblasti projektového řízení, kteří dodávají tuto službu v maximální flexibilitě, rychlosti dodání, s řadou dovedností, zkušenostmi a profesionalitou. 

 Proč používat externí projektové manažery? 

Projektoví manažeři jsou plně vyhrazené pracovní zdroje, které nejsou zapojeny do každodenní práce, na kterou je organizace zaměřena. Když se jako obvykle nečekaně objeví nové projekty, můžete je prostě přiřadit stávajícím zaměstnancům, aby se o to „postarali“, ale mají na to časovou kapacitu? Mají dostatečně specializované dovednosti? Obzvláště pokud je projekt kritický, budou schopni zvládnout rizika a složité kompromisy s minimálním narušením a maximálním výsledkem? PM jsou potřební k zajištění řádné disciplíny, dobré komunikace, efektivního využívání lidí a rozpočtu a k zajištění toho, že projekt dopadne tak, jak bylo dohodnuto. Důležité změny ve vašich produktech, schopnostech nebo organizaci by neměly být ponechány náhodě. 

 Existuje spousta PM na volné noze, tak proč používat poskytovatele? 

Je pravda, že mnoho organizací zaměstnává PM na volné noze z dobrého důvodu. Mohou je využít podle potřeby a také si je zapamatují, pokud dělají zvlášť dobrou práci. PM mají profesionální kvalifikaci a široké portfolio předchozích úspěšně dokončených projektů, které vám umožňuje je hodnotit a vybírat ty nejvhodnější. Ale to vše vyžaduje čas a úsilí. A dobří freelanceři jsou téměř vždy maximálně vytíženi, takže získat jednoho z nich rychle může být docela obtížné. Rovněž existují problémy týkající se smluv a plateb, získávání a uchovávání referencí a zajišťování kvality, za kterou klient platí. Platba za poskytovatele je pravděpodobně dražší*, ale přidaná hodnota vychází z řady dostupných zdrojů, transparentního zapojení každého z nich, možnosti plug and play, pokud potřebujete rychle přidat nebo odebrat zaměstnance, a lepší kontroly kvality zdroje a monitorování výkonu a výstupu. 

* Někteří freelanceři mohou být drazí. Stojí to za to? Pokud jste s nimi již dříve pracovali, můžete si být jisti, že ano. Ale pokud ne, možná si nebudete jistí, zda jste dostali to, za co platíte. 

Potřebujeme PM pouze nárazově, jaká je výhoda spravované služby, jako je PMaaS? 

Záleží na objemech. Pokud vaše společnost potřebuje plně nezávislé PM pracující na samostatných projektech, možná pro vás PMaaS není vhodné. Je pravda, že pomáhá mít dohodu s dodavatelem, který je naladěn na vaši firemní kulturu a zná typy lidí, které by vám nejlépe vyhovovaly. Zná přístupy, které by jim pomohly být úspěšnější a také je schopný měřit specifické, personalizované KPI a má lidi předem vyškolené ve vašich interních procesech. Jednorázově však pravděpodobně nejsou nutní.  

Jakmile však bude paralelně probíhat několik projektů, je třeba zvážit, jak dobře je portfolio spravováno. Jsou prostředky sdíleny efektivním způsobem? Jsou případná rizika pochopena a jsou měřena? Předpovídá organizace efektivně poptávku a plánuje potřeby projektu do budoucna, nebo jen žije s krátkodobým výhledem? V tomto ohledu začne vypadat velmi užitečně centralizované plánování, podávání zpráv a kontrola. Personalizované KPI a konzistentní reporting směřují dlouhodobě k zajištění duševní pohody a snížení rizika v oblasti reportingu a rozpočtu. Kromě toho se specializovaný podpůrný personál a infrastruktura (nábor, koordinace školení, pomoc s podáváním zpráv, dodržování zásad / procesů) mohou v případě potřeby rozšířit docela rychle. Potřebovat pár PM je jedna věc, ale pokud firma potřebuje PMO (Project Management Office), jednoduše skutečně potřebuje PMO. Potřebuje, aby PM byli koordinováni, podporováni a řízeni způsoby, které minimalizují čas a energii, kterou vynakládají na realizaci vašich projektů. 

Máte jednoduše jeden nebo více samostatných projektů malého rozsahu, nebo program, který je třeba spravovat? 

Jednoduše řečeno, programy nejsou jen skupinami projektů. Je pravda, že obvykle jde o samostatné sady komponentních projektů, ale jsou dlouhodobější a zahrnují identifikaci a sledování realizace výhod. Když projekt přinesl své výsledky a sponzoři s nimi souhlasili, je ukončen. Bylo to užitečné? Byly tyto výsledky stejně dobré jako ty prezentované? V mnoha případech je odpověď ne. Jen proto, že je možné něco postavit, neznamená, že by to mělo být, nebo možná projekt trval tak dlouho, že výsledky již nejsou užitečné. Správa programu vyžaduje jak zkušenější PM, tak i meta úroveň řízení, aby se investice do projektů vyplatila. Pokud organizace nemá zkušené pracovníky pro správu programů, může být velmi užitečné uzavřít partnerství s důvěryhodným poskytovatelem, který může pracovat na správě dlouhodobě.

A konečně, nejsou konzultanti jen předraženými PM? Nebo je to tak, jak jim říká Velká čtyřka? 

Víte, co chcete? Víte, co vlastně opravdu potřebujete? Máte správně stanoveny priority, co je třeba udělat, a zapojili jste a nakonfigurovali správné nástroje, jak to udělat? Pokud ne, jak na to? PM budou plánovat, iniciovat, spravovat a dodávat projekt, aby vytvořili nebo změnili ten stávající. Pokud si však vedení není úplně jisto, co je potřeba, nebo, zda seznam změn, které chce, zapadá do strategie / cílů společnosti a potřebuje stanovit priority a přizpůsobit je, aby ze svého projektu mohli vytěžit maximum, pak možná bude potřeba trochu konzultace. 

Organizace může využít služeb poradenské firmy a v mnoha případech to může být skutečně ten nejlepší postup. Mějte však na paměti, že rada je nejlepší, když je založena na hlubokém porozumění konkrétní situaci, potřebám, kultuře a procesům dané oblasti. Opět platí, že mít poskytovatele, který s vámi pracuje, PM, kteří znají vaše procesní prostředí, kompatibilní s vaším průmyslem a interními pokyny a rozumějí vašemu operačnímu prostředí, poskytuje ideální základ pro spolehlivé hodnocení, podrobné analýzy a jasná, užitečná doporučení pro budoucí projektové a programové práce. 

Pokud byste chtěli zjistit více o možnostech, jak by právě vaší firmě mohl náš projektový tým pomoci, napište nám na business@axians.cz.